Offboarding – co firma powinna zrobić przed odejściem pracownika?

Onboarding to dziś w wielu firmach naturalna część strategii Employee Experience. Tymczasem offboarding – równie ważny dla wizerunku pracodawcy – wciąż pozostaje niedopracowany i niedoceniany.  

Dobrze zaplanowany proces zakończenia współpracy pozwala nie tylko zadbać o dobre relacje z odchodzącym pracownikiem, ale też zabezpiecza interesy firmy – od transferu wiedzy, przez kwestie formalne, aż po reputację na rynku pracy. W tym artykule pokażemy, dlaczego warto zadbać o dobrze zaprojektowany offboarding i jak skutecznie go przeprowadzić. 

Czym jest offboarding? 

Offboarding to proces przygotowania firmy i pracownika do zakończenia współpracy – zarówno od strony formalnej, jak i relacyjnej. 

Obejmuje: 

• działania administracyjne: rozliczenia, zwrot sprzętu, przekazanie dokumentów, 
• transfer wiedzy: uporządkowanie i przekazanie kluczowych informacji, 
• aspekt emocjonalny: podsumowanie relacji i zadbanie o dobre zakończenie współpracy. 

Offboarding to proces wykraczający poza kwestie formalne. To ważny moment zarówno dla odchodzącego pracownika, jak i dla firmy.  

Dlaczego offboarding jest tak istotny? 

Choć wiele organizacji potrafi już projektować angażujący onboarding, etap rozstania z pracownikiem wciąż bywa traktowany marginalnie. Z czego to wynika?  

Po pierwsze – z braku standardów i ustrukturyzowanych procesów. Po drugie – niskiego poczucia pilności (łatwo odłożyć ten temat na później, skoro dana osoba i tak odchodzi). Bywa również, że offboarding nie jest uwzględniany w kluczowych wskaźnikach efektywności HR, co sprawia, że umyka uwadze zarządu. 

Tymczasem źle przeprowadzony offboarding może mieć negatywne konsekwencje, zarówno dla zespołu, jak i reputacji całej organizacji: 

• negatywne opinie w sieci – np. na GoWork, LinkedIn czy w zamkniętych grupach branżowych, które dziś mają ogromny wpływ na postrzeganie firmy jako pracodawcy, 
• zwiększona rotacja – jeśli zespół obserwuje, że współpracownicy odchodzą bez wsparcia i podziękowań, ich morale spada, a obawy o przyszłość w firmie rosną, 
• utrata wiedzy – bez przemyślanego procesu przekazywania projektów i know-how można łatwo doprowadzić do dezorganizacji pracy i opóźnień w kluczowych projektach, 
• ryzyka prawne i finansowe – wynikające z niepełnych rozliczeń, opóźnień w formalnościach czy błędów administracyjnych. 

Dlatego coraz więcej organizacji, które poważnie traktują strategię Employer Brandingu, świadomie wdraża wysokie standardy offboardingu.  

Właściwie przeprowadzony proces: 

• buduje spójny wizerunek firmy na rynku pracy i wśród byłych pracowników, 
• umożliwia zebranie wartościowego feedbacku podczas exit interview, 
• zabezpiecza kluczowe zasoby wiedzy – przez odpowiednie przekazanie projektów, dokumentacji i kontaktów, 
• otwiera drzwi do dalszej współpracy w innej formie. 

Wiele firm zaniedbuje temat offboardingu nie dlatego, że nie widzi jego wartości, lecz dlatego, że brakuje procedur i odpowiedzialności.  

Dobrym pierwszym krokiem jest więc włączenie offboardingu do standardowych procesów HR oraz regularne monitorowanie jakości tego procesu. I tu właśnie offboarding spotyka się z Employer Brandingiem – bo doświadczenie przy rozstaniu często zostaje w pamięci na dłużej niż sam onboarding. 

Rola offboardingu w Employer Brandingu 

Employer Branding to budowanie spójnego doświadczenia na każdym etapie życia pracownika w firmie. 

Jeśli odchodzący pracownik poczuje się dobrze potraktowany, istnieje duża szansa, że: 

• będzie dobrze mówił o firmie w swoim środowisku, 
• poleci ją innym, 
• może wrócić w przyszłości jako bardziej doświadczony specjalista lub partner biznesowy. 

Employer Branding to nie tylko sposób na przyciąganie kandydatów, ale całościowe budowanie wizerunku, także w oczach byłych pracowników. To, jak firma żegna się z ludźmi, szybko przekłada się na opinie w sieci i rekomendacje. Dlatego coraz więcej organizacji traktuje offboarding jako ważny element strategii EB i świadomie dba o dobre doświadczenie również na tym etapie. 

Etapy offboardingu pracownika 

Skuteczny offboarding to dobrze zaplanowany proces. Oto cztery etapy, które pomagają uporządkować ten moment i zadbać zarówno o interesy firmy, jak i doświadczenie pracownika. 

Etap 1: Formalności 

• ustalenie daty zakończenia umowy, 
• przygotowanie świadectwa pracy, rozliczenia urlopów i innych świadczeń, 
• zwrot sprzętu, kart dostępu, identyfikatorów, kluczy, 
• dezaktywacja kont w systemach IT. 

Etap 2: Transfer wiedzy 

• przygotowanie dokumentacji projektowej, 
• przekazanie kontaktów z klientami/partnerami, 
• spotkania przekazujące kluczowe informacje zespołowi lub następcy. 

Etap 3: Komunikacja wewnętrzna 

• poinformowanie zespołu o odejściu pracownika, 
• ustalenie, kto przejmuje poszczególne obowiązki, 
• zaplanowanie spotkania pożegnalnego. 

Etap 4: Relacje i feedback 

• przeprowadzenie exit interview, 
• podziękowanie za wkład w rozwój firmy, 
• omówienie ewentualnych form dalszej współpracy. 

Jak dobrze przeprowadzić proces offboardingu? 

Przygotowanie procesu 

• Stwórz checklistę offboardingową dopasowaną do specyfiki firmy i stanowisk. To podstawowe narzędzie, które pozwala uporządkować działania i uniknąć przeoczeń. 
• Ustal wewnętrzny harmonogram offboardingu – najlepiej minimum 2–3 tygodnie przed datą odejścia. Zaplanuj działania wspólnie z menedżerem i działami wsparcia (IT, finanse, administracja). 
• Przygotuj plan przekazania wiedzy – określ, które projekty i zadania wymagają uporządkowania i przekazania. Ustal, kto będzie odpowiedzialny za ich dalsze prowadzenie. 

Komunikacja 

• Transparentnie informuj zespół – najpierw bezpośrednich współpracowników (spotkania indywidualne lub zespołowe), a następnie, zgodnie z kulturą firmy, całą organizację (np. mail wewnętrzny, ogłoszenie w intranecie). 
• Zadbaj o ton komunikacji – powinien być spójny z wartościami organizacji. Nawet w przypadku trudniejszych rozstań warto zadbać o klasę i profesjonalny przekaz. 

Współpraca między działami 

• Zaangażuj menedżera – powinien być aktywnym uczestnikiem procesu: brać udział w planowaniu harmonogramu przekazania wiedzy, komunikacji oraz zamknięciu procesów. 
• Skonsultuj i skoordynuj wszystkie działania – HR powinno dopilnować, by IT, finanse i administracja były na bieżąco informowane i realizowały swoje zadania (m.in. dezaktywacja dostępów, zwrot sprzętu, rozliczenia). 
• Monitoruj postępy – wyznaczona osoba powinna prowadzić checklistę i upewniać się, że wszystkie kluczowe działania są wykonane na czas. 

Realizacja formalności 

Zadbaj o terminowe przygotowanie dokumentów – świadectwo pracy, rozliczenia, PIT, inne wymagane dokumenty muszą być gotowe i przekazane pracownikowi w ostatnim dniu lub niezwłocznie po odejściu. 

Utrzymanie relacji i budowanie reputacji 

• Przeprowadź exit interview – pokaż, że organizacji zależy na szczerym podsumowaniu i wnioskach. 
• Wyślij podziękowanie – krótki mail lub oficjalne podziękowanie od HR i/lub menedżera. W przypadku wartościowych pracowników rozważ przygotowanie referencji lub rekomendacji (np. na LinkedIn). 
• Utrzymuj profesjonalny kontakt, np. w mediach społecznościowych. Dbanie o relacje z byłymi pracownikami często procentuje – mogą stać się ambasadorami marki lub rekomendować ją innym. 

Dlaczego offboarding wymaga uważności i empatii? 

Niektóre pozornie drobne zaniedbania mogą mieć zaskakująco silny wpływ zarówno na emocje odchodzącego pracownika, jak i atmosferę w zespole. 

Warto pamiętać, że moment rozstania to dla każdego pracownika doświadczenie bardzo indywidualne. Dla jednych będzie to po prostu zamknięcie kolejnego etapu kariery, dla innych – silnie emocjonalny proces, szczególnie jeśli byli związani z organizacją przez wiele lat. Warto pamiętać, że to właśnie wtedy często kształtuje się ostateczne zdanie o firmie jako pracodawcy. Dlatego tak ważne jest, aby HR i menedżerowie potrafili wyczuć te różnice i odpowiednio zaopiekować się emocjami odchodzących pracowników w tym czasie. 

Offboarding to proces, który może stać się silnym atutem Employer Brandingu, o ile zostanie dobrze przeprowadzony. W przeciwnym razie jego negatywne skutki mogą być odczuwalne przez długi czas. 

Czego unikać podczas offboardingu? 

• Braku komunikacji 

Jeżeli zespół dowiaduje się o odejściu kolegi lub koleżanki z dnia na dzień, bez wcześniejszej transparentnej informacji, to w naturalny sposób pojawia się niepewność oraz pytania o stabilność i przyszłość w organizacji.  

Brak jasnej komunikacji w takiej sytuacji podkopuje poczucie bezpieczeństwa w zespole. 

• Lekceważenia formalności 

Opóźnienia w dokumentach, rozliczeniach czy wypłatach nie tylko narażają firmę na ryzyko prawne, ale też silnie wpływają na emocje odchodzącego pracownika. 

Brak profesjonalizmu zostaje w pamięci i… szybko trafia do sieci. Takie sygnały szybko docierają do kolejnych kandydatów. 

• Chłodnego pożegnania 

Nawet przy trudnych rozstaniach warto zachować klasę i zadbać o uprzejme, profesjonalne pożegnanie. 

Pożegnanie w atmosferze szacunku pomaga byłemu pracownikowi zamknąć ten rozdział bez niepotrzebnego żalu. 

Jak nie zepsuć wizerunku firmy przy odejściu pracownika? 

Niestety wciąż zbyt często odchodzący pracownik znika z organizacji niemal niezauważony. Tymczasem to właśnie ostatnie dni i tygodnie w firmie silnie wpływają na to, jak będzie o niej mówił dalej w swoim środowisku. 

Oto dwa skrajne scenariusze, które pokazują, co wzmacnia, a co podkopuje markę pracodawcy: 

Gdy offboarding przebiega bez struktury i wsparcia: 

Ostatni dzień w pracy? Dostałam zdawkowego maila z datą, kiedy mam oddać sprzęt. Zero rozmów o projektach, żadnego kontaktu ze strony przełożonego. Sama przyniosłam laptopa i kartę dostępu na recepcję. Kilka dni później wpadło świadectwo pracy mailem, bez żadnego słowa od firmy. Na pewno nie polecę tego miejsca znajomym. 

Gdy offboarding jest przemyślany i profesjonalny: 

Na trzy tygodnie przed zakończeniem współpracy skontaktował się ze mną dział HR, przesyłając plan offboardingu i proponując termin spotkania z menedżerem. Mieliśmy czas, aby uporządkować projekty i przekazać informacje. W ostatnim tygodniu odbyło się również spotkanie z zespołem – była okazja, żeby zrobić podsumowanie i się pożegnać. Otrzymałem referencje oraz zapewnienie, że drzwi do przyszłej współpracy pozostają otwarte.  

Warto zadać sobie pytanie: jakie wspomnienia chcemy zostawić po sobie jako pracodawca? Od Ciebie zależy, które z tych doświadczeń będzie wizytówką Twojej firmy. 

Dobre zakończenie współpracy to fundament reputacji firmy 

To, w jaki sposób organizacja żegna się z pracownikiem, często mówi o niej więcej niż proces rekrutacyjny czy onboarding. Ostatnie wrażenie pozostaje w pamięci na długo i właśnie dlatego profesjonalnie przeprowadzony offboarding buduje zaufanie oraz otwiera przestrzeń do pozytywnych, długofalowych relacji z byłymi pracownikami. 

Warto więc zadać sobie pytanie: czy w mojej organizacji ten proces działa tak, jak powinien? Jeśli nie, to najlepszy moment, by go uporządkować. Każde odejście pracownika to szansa, by wzmocnić markę i konsekwentnie budować przewagę konkurencyjną firmy.